Toute organisation, de petite, moyenne ou grande dimension, peut réaliser ou faire réaliser un audit de ses processus. Cette revue permet d'identifier les axes d'amélioration opérationnelle de son fonctionnement lors d'un constat pragmatique entre la théorie (situation normale) et la pratique (situation observable).
Audit antérieur
Dans la probabilité de l'existence d'un audit interne déjà réalisé dans le passé, reprenez ses conclusions. Notez chaque point d'amélioration relevé ainsi que chaque action corrective identifiée et vérifiez si le plan d'action a été respecté ou si les écarts persistent.
1/ Identifier un processus important pour l'organisation
En prenant l'exemple du processus le plus important pour son organisation, du début jusqu'à la fin de son cycle, l'auditeur interne veille à ce que toutes les étapes soient respectées et validées par des preuves concordantes, probantes entre théorie et pratique. Ce garant de la conformité des procédures va chercher en détails comment évolue le processus en vue de sa constante amélioration.
2/ Processus et organigrammes
Le plus gros du travail consiste à réunir les informations inhérentes aux processus internes de l'entreprise ainsi que de son organigramme. Il vous faudra rassembler les référentiels à jour de chaque département ayant un rôle à jouer dans le cycle de vie du processus de l'organisation. Ne sous-estimez pas les processus sous-jacents où peuvent se cacher les pièges les plus grands.
3/ Réalisation de l'audit
Une fois que l'identification de chaque intervenant ou personne auditée dans chaque département a été réalisé, place à la pratique. Pour chaque personne auditée, en partant du début du processus, œuvrez de la façon suivante :
Entrée de l'information (input)
De qui provient l'information ?
Par quel moyen provient l'information ?
Quels sont les délais pour l'action demandée ?
Sortie de l'information
Vers qui ira l'information ?
Par quel moyen sortira l'information ?
Les délais de l'action demandée ont-ils été respectés ?
Pour chaque étape, matérialisez le respect des procédures par des preuves effectives et démontrables (rapports, publications, courriels, etc.).
4/ Identification des faiblesses
Lorsqu'un point ou une étape d'un processus n'est pas justifiée par une preuve concordante avec la théorie, notez ce manquement. Il ne s'agit pas de distribuer les bons ou les mauvais points, mais tout ce qui sera relevé permettra à l'organisation de s'améliorer
.
On peut distinguer trois niveaux de criticité :
Faible,
Important,
Critique.
5/Actions correctives
L'efficience de cet exercice repose évidemment sur la mise en place d'actions correctives. Tous les constats d'écarts entre les processus et leur application doivent être relevés et une solution doit être trouvée.La personne auditée est force de proposition.
6/ Suivi des actions
L'auditeur s'engage dans cet exercice jusqu'au suivi des actions correctives mises en place. La méthodologie d'audit ne produit ses effets bénéfiques à l'amélioration continue de l'organisation que si les efforts sont réalisés et contrôlés.
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